AI導入補助金は契約前に何を確認する？見積・発注・資金の順番

契約の基準日は、交付決定を受けた日です

事務局は、交付決定前に発注・契約・支払い等を行うと補助金を受けられないと案内しています。社内で導入を承認した日や、申請を提出した日と混同しないようにしましょう。[1]

契約前でも、課題の整理、ツールの比較、商談や見積依頼は準備として進めます。公募要領の手続きも、選定・見積依頼、申請、交付決定、契約・導入・支払いの順です。[2]

販売会社と『申請を使う予定』と話していても、社内の購買担当者に伝わっていなければ発注が先に進むことがあります。見積もりの承認と発注の承認を分け、契約を止めている理由と解除する条件を共有しておくと安心です。

すでに申し込みをした場合は、申込日、契約成立日、利用開始日、支払日が分かる資料をそろえ、事務局へ確認してください。日付だけを変えて申請する対応はできません。

見積もりは、製品名と内訳まで確かめます

通常枠の対象は、IT導入支援事業者が提供し、事務局に登録されたITツールの導入費用です。『補助金に対応しています』という説明だけでなく、申請する製品・プランと登録内容が一致するかを確認します。[2]

表は横にスクロールできます →

申請代行費や消費税などは補助対象外です。また、登録ツールの導入研修と、独立したAI研修の費用は同じ扱いにできません。[2]費用の区分が曖昧なら、対象ツール・研修・個別開発の違いから確認しましょう。

補助金が入るまでの支払い資金を用意します

補助金は、契約の時点で代金から差し引かれる仕組みではありません。ツールを導入して支払いを済ませ、実績報告と確定検査等の手続きを経ます。[1]

そのため、『補助後の負担額なら払える』という確認だけでは不十分です。いったん支払う総額と、入金まで確保できる資金を確認します。支払日が給与や仕入れの支払いと重なるなら、その月の資金繰りに入れて考えましょう。

社内の管理表では、①契約先へ支払う総額、②補助対象として申請する額、③補助金の見込額、④入金前に必要な資金を分けると混乱を防げます。採択や申請額どおりの交付を前提にせず、補助を受けられなかった場合に導入を進めるかも決めておきます。

費用の小さい改善を先に試す、必要な機能に絞る、導入時期を見直す。資金が合わないときには、こうした選択肢も比較できます。

使い始めたい日から、設定と研修を逆算します

希望する利用開始日と、公式の交付決定予定日を並べてみましょう。受付状況と日程は、この記事冒頭に確認日付きで記載しています。予定日は変更されることがあるため、申請時には公式情報を確認してください。[3]

使い始めたい日が交付決定予定日より早ければ、日程が合いません。制度に合わせて開始を遅らせるのか、補助金を使わず進めるのかは、業務上の必要性と費用で判断します。

導入期間には、初期設定、データの整理、社員の操作練習、動作確認も含めて予定を組みましょう。実績報告までに事業を完了し、ツールの利用・運用を開始する必要があります。[1]操作を教わる人が繁忙期で時間を取れない、という事情も先に確認したいところです。

申請前に、担当者と必要な準備を決めます

申請には、GビズIDプライムの取得と、SECURITY ACTIONの宣言が必要です。アカウントがあるかだけでなく、代表者がログインや認証を行えるかも確認しておきましょう。[4]

申請内容はIT導入支援事業者と共同で作成します。事業者側がツール情報などを入力し、申請者が最終確認と宣誓をして提出する流れです。社内の誰が情報を集め、誰が内容を判断するかを決めておくと、確認待ちを減らせます。[5]

• 改善する業務と、導入後に担当する人が決まっている
• 対象ツールと、見積もりの内訳が確認できている
• 交付決定前の発注・契約・支払いを止めている
• 先に支払う資金と、補助が受けられない場合の方針を確認している
• 導入・研修・運用開始・報告の予定を販売会社と共有している

この五つをそろえてから申請の準備に入ると、費用と進め方を同じ資料で話し合えます。まずは手元の見積もりと、希望する開始時期を並べるところから始めてください。