AIを試す業務を、一つ選ぶ。
AIを導入したいと考えたら、製品を比較する前に、時間や手間がかかっている仕事を一つ選びます。対象が決まると、必要な情報、試し方、結果の確認方法を具体的にできます。
候補は、議事録の作成、メールの下書き、社内資料の検索など、繰り返し発生する作業です。初めから業務全体を変えようとせず、結果を人が確かめられる範囲で試します。
1. 繰り返している仕事を書き出す。
一週間の仕事を振り返り、作業名、頻度、担当者、所要時間を書き出します。「提案書を作る」だけでなく、受け取る資料、完成させるもの、渡す相手も記録します。時間が不明な作業は、次に行うときに測ってみます。
2. 一つの仕事を、作業に分ける。
提案書の作成なら、顧客情報を集める、商談メモを読む、提案内容を考える、文章を書く、事実と金額を確認する、と分けられます。AIを使う候補と、人が判断する作業を分けると、試す範囲を決めやすくなります。
3. 頻度・確認方法・情報の扱いで選ぶ。
時間のかかる作業でも、誤りに気づきにくければ最初の題材には向きません。次の条件を満たすものから選びます。
- 繰り返し発生し、同じ方法で何度か試せる。
- 元の資料と比べるなど、正しさを確認する方法がある。
- 利用するAIに入力してよい情報か判断できる。
迷う場合は、確認しやすい短い文書の下書きなど、作業の一部分に対象を絞ります。
4. 参照資料・依頼文・出力形式を決める。
AIに渡す資料と、してほしい作業、守ってほしい条件を具体的にします。たとえば商談メモなら、「決定事項、未確認の事項、担当者ごとの次の行動に分ける。記載のない情報は推測しない」と依頼し、出力を原文と比べます。
5. 品質と作業時間を比べ、手順に残す。
入力する資料の準備から、出力の修正・確認までの時間を測ります。従来の方法と比べ、品質や手間が改善したかを確認します。手間が増えた場合は、依頼文や対象作業を見直します。
使う場面、参照資料、依頼文、確認項目を短い手順にまとめます。他の社員にも試してもらうと、説明の不足や、担当者にしかわからない判断を見つけられます。
シートを使って、自社の状況を整理する。
担当者、現在の手順、困っていることを一つのシートにまとめます。最初に試す工程と、変更前後で確かめる指標を整理できます。
記入用CSVは無料・登録不要でダウンロードできます。公開している記入例は使い方を説明する架空の例で、顧客の導入実績ではありません。
自社で取り組む方法を相談したい方へ。
対象業務、社内の体制、実施したい時期を伺い、研修・導入・投資計画の支援内容をご提案します。
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