補助金の交付決定より前に契約・発注・支払いをした経費は、補助の対象になりません。「採択されたので発注した」「納期が心配で先に契約した」という事情があっても同じです。見積を取ることは問題ありませんが、契約書や発注書の日付が交付決定日より1日でも早ければ、その経費は外れます。この記事は、主な3つの補助金の公募要領で該当箇所を確認し、日付の揃え方と、先に発注してしまった後の対応を整理したものです。文言と数字は2026年11月14日時点の公募要領・パンフレットで確認しています。
まず結論
- 対象外になるのは、交付決定日より前の契約・発注・支払いです。採択の通知は交付決定ではありません
- 見積の取得、業者やツールの選定、申請の準備は交付決定の前に進めてかまいません
- 順番は「見積→申請→採択→交付決定→契約・発注→納品→請求→支払い→実績報告」です
- 先に発注してしまったら、書類の日付を作り直さず、その経費を対象から外すか、事務局に事実を伝えて相談します
- 人材開発支援助成金は線引きが別です。研修会社との契約は先でもかまいませんが、計画届を訓練開始日の6か月前から1か月前までの間に出し、その前に訓練を始めないことが条件です
この記事の対象
- 補助金の申請を考えていて、業者から「先に契約だけ進めましょう」と言われている方
- 採択の通知を受け取り、いつ発注してよいかを確認したい方
- 顧客に設備・システム・ホームページ制作を提案する販売会社・制作会社・代理店の方
3つの補助金の公募要領に書かれていること
小規模事業者持続化補助金（第20回）
- 対象外の経費に「交付決定前に発注・契約、購入、支払い（前払い含む）等を実施したもの」と書かれています
- 発注・契約・支出ができるのは、交付決定通知書に記載された交付決定日からです。要領には、採択通知書だけでは補助事業を始められないとあります
- 例外は展示会などへの出展の申込みだけです。申込みは交付決定前でもかまいませんが、請求書の発行日や出展料の支払日が交付決定日より前だと対象外になります
- 交付決定は、見積書をすぐに出した場合でも、採択発表から1〜2か月かかることがあります
デジタル化・AI導入補助金2026（通常枠）
- 留意事項に「交付決定前に契約、発注、納品、支払い等を行った場合は、補助金を受けることができない」とあります。対象外の経費にも「交付決定前に購入したITツール」が入っています
- 申請前に行うのは、IT導入支援事業者（事務局に登録された販売会社）とITツールの選定です。要領はこの段階を「契約ではない」と注記しています
- 交付決定の後にも順番があります。契約・発注が最初で、納品・請求・支払いはその後です。代金の支払いは、IT導入支援事業者からの請求の後に行います。順番が逆だと、交付決定が取り消される場合があります
中小企業省力化投資補助金（一般型・第9回）
- 対象経費は、交付決定を受けた日付以降に契約（発注）を行ったものに限られます。補助対象外経費の最初にも「交付決定前に発生した経費」が挙がり、「いかなる理由であっても事前着手は認められません」と書かれています
- 採択の後に交付申請を行い、審査を経て交付決定を受けます。事業を始められるのは、交付決定通知書に記載された交付決定日からです
- 申請に必要な参考見積書や仕様書を集める際も、事前着手にあたらないよう注意が求められています
見積はよい、契約はだめ：線引き
交付決定の前にしてよいこと
- 見積書、カタログ、仕様書、提案書を受け取る
- 業者やITツールを比較し、どこに頼むかを決める
- 相見積（複数の会社からの見積）を取る。省力化投資補助金の要領は、申請の準備段階で複数の会社から見積書を取っておくと、採択後に事業を始めやすいとしています
- GビズIDプライム（国の電子申請に使うアカウント）の取得など、申請の準備
交付決定の前にしてはいけないこと
- 契約書を交わす、発注書・注文書を出す、申込書を提出する
- 着手金、手付金、前払い金を払う
- 納品を受ける、設置する、ツールを使い始める
迷いやすい場面
- 設備の仮押さえ、内示書、口頭での「進めてください」。書類の名前ではなく実態で判断されるため、発注とみなされるおそれがあります。迷ったら事前に事務局へ確認します
- インターネットでの申込み。申込みボタンを押した日が、契約日として記録に残ります
- 「事前着手届」という言葉を別の制度の解説で見かけても、上の3つの補助金の現行の公募要領に、事前着手を認める仕組みはありません
日付の揃え方：書類ごとの順番
実績報告では、書類の日付が順番どおりかを確認されます。持続化補助金の要領も、仕様の提示、見積、発注、納品、検収、請求、支払いという流れで調達し、証拠の書類を残すよう求めています。
- 見積書：交付決定より前の日付でかまいません
- 交付決定通知書：交付決定日を確認し、社内と業者に共有します
- 契約書・発注書・注文請書：交付決定日以降の日付にします
- 納品書・検収の記録：発注より後の日付です
- 請求書：納品の後に受け取ります
- 支払い：請求の後に、申請した事業者の名義で振り込みます。事業の実施期限までに済ませます
- 実績報告：1から6の書類を揃えて提出します
業者には、交付決定日が出るまで契約書と請求書を発行しないよう、最初の打ち合わせで伝えておきます。支払いから補助金の入金までの期間は補助金の後払いと資金繰りで整理しています。
人材開発支援助成金は線引きが違う
研修に使う人材開発支援助成金には、交付決定という手続きがありません。線になるのは契約の日ではなく、計画届を出した日と訓練を始める日です。
- 計画届は、訓練開始日の6か月前から1か月前までの間に労働局へ提出します。この期間に提出していない訓練は助成の対象外です
- 研修会社との契約や申込みは、計画届の前でもかまいません。契約書か、受講案内と申込書の写しを計画届に添付します。補助金と違い、守るのは「計画届を出す前に訓練を始めない」ことです
- 訓練開始日を前倒しする場合は、最初の計画届の提出日が、変更後の開始日の1か月前までに収まっている必要があります
- eラーニングや定額制サービスは、契約期間（受講できる期間）の初日が基準です。その1か月前までに計画届を出します
- 計画届を出した時点で支給が決まるわけではありません。審査は訓練の後で、厚生労働省は「この訓練を受ければ必ず受給できる」と保証することはないと案内しています
研修とツール導入を同じ年度に進める場合の並べ方は、補助金と助成金を両方使う工程表にまとめました。
先に発注してしまった後の対応
- 事実を整理します。何を、いつ、いくらで契約・発注・支払いしたかを書類で確認します
- 書類の日付を作り直しません。後から日付を合わせた契約書や発注書を出すと、虚偽の申請になります。持続化補助金の要領は、不正受給には交付決定の取消し・返還命令・内容の公表に加え、5年以下の拘禁刑または100万円以下の罰金が科されることがあるとしています
- 申請の前なら、その経費を計画から外し、残りの経費だけで申請できるかを確認します
- 採択の後、交付決定の前なら、事務局に事実を伝えて相談します。持続化補助金の要領は、対象外の経費が見つかった場合、その支出を除いて補助対象経費を算出するとしています
- デジタル化・AI導入補助金は、交付決定前に契約・発注していると補助金を受けられません。IT導入支援事業者と一緒に事務局へ確認します
- 同じ契約のまま次の公募回に申請し直しても、交付決定前の契約であることは変わりません
現場で実際に起きる失敗5つ
- 採択の通知で発注する。一番多い例です。採択と交付決定の間には、見積書の提出や交付申請の審査があります
- 納期の長い設備を手付金で押さえる。前払いも支払いに含まれます
- 決算や年度末の都合で先に支払う。経理の都合は理由になりません
- 業者が先に請求書を出す、ツールのアカウントを先に発行する。業者側の事務で日付がずれる例です。発行日を事前に取り決めます
- 担当者が交代し、交付決定日が引き継がれない。交付決定通知書の写しを、発注の担当者と業者に渡しておきます
提案する側がこの順番を説明しないまま契約を急ぐ例もあります。販売会社や代理店の方は補助金を案内する前に確認する5点も確認してください。
よくある質問
Q. 採択と交付決定は何が違いますか A. 採択は、審査を通って補助金の候補者になった段階です。持続化補助金や省力化投資補助金では、その後に見積書の提出や交付申請の審査があり、経費の内容が確定すると交付決定になります。発注できるのは交付決定日からです。
Q. 見積書の日付が交付決定より前でも問題ありませんか A. 問題ありません。見積は、経費の妥当性を確認するために交付決定の前に提出する書類です。
Q. 交付決定まで、どのくらい待ちますか A. 制度と公募回で違います。持続化補助金の第20回は、採択発表が2027年3月頃の予定で、交付決定はそこから1〜2か月かかることがあります。デジタル化・AI導入補助金の通常枠は、2026年12月1日締切分の交付決定が2027年1月19日の予定です。
Q. 手付金だけ払った場合はどうなりますか A. 持続化補助金の要領は、対象外の経費を「支払い（前払い含む）」と書いています。金額が小さくても、交付決定前の支払いです。
Q. どうしても急ぐ設備があります A. その設備は補助金を使わずに自社の資金で導入し、残りの経費で申請できるかを検討します。補助金に合わせて導入を数か月遅らせた場合の損失と、補助額を比べて判断します。
Q. 事前着手が認められる方法はありませんか A. この記事で確認した3つの補助金の現行の公募要領にはありません。省力化投資補助金は、いかなる理由でも認めないと明記しています。
次の一手
申請を予定している制度の公募要領で「交付決定」を検索し、該当の箇所を業者と一緒に読んでください。契約書と請求書の発行日を先に取り決めておけば、この失敗は防げます。株式会社KMSTは、AI研修と、補助金・助成金を使う計画づくりの支援を行っています。発注の時期や書類の順番で迷う場合は、問い合わせからご相談ください。
出典と更新日
- 小規模事業者持続化補助金＜一般型 通常枠＞第20回公募 公募要領 第9版（2026年11月5日）：不正受給の罰則（P.1）、採択から交付決定までの流れ（P.3）、展示会等出展費の例外（P.15）、交付決定前の発注等が対象外であること（P.19）、調達の流れ（P.21）、交付決定通知書の受領前は支出できないこと（P.24）
- デジタル化・AI導入補助金2026 公募要領（通常枠）：対象外経費（P.18）、申請前の選定が契約ではないこと（P.21）、契約・発注・納品・請求・支払いの順番（P.30）、交付決定前の契約等（P.35）
- デジタル化・AI導入補助金2026 事務局「スケジュール」ページ：通常枠の締切と交付決定予定日
- 中小企業省力化投資補助金 一般型 第9回公募要領（2026年11月）：対象経費は交付決定日以降の契約に限ること（P.19）、交付決定前に発生した経費と事前着手（P.21）、見積の取得（P.24、P.26）、交付決定と事業開始（P.37）
- 厚生労働省「人材開発支援助成金 事業展開等リスキリング支援コース 令和8年度版パンフレット（令和8年8月3日版）」：計画届の提出期間と対象外となる例（P.10、P.41）、計画届に添付する契約書・申込書の写し（P.42）、eラーニング・定額制サービスの提出期限（P.23、P.27）、開始日の前倒し（P.43）、受給を保証しない旨（P.55）
- 最終確認日：2026年11月14日。制度の数字は公募回・年度で変わります。申請前に必ず最新の公募要領・支給要領で確認してください
- 監修：株式会社KMST 代表取締役 鎌倉匠汰